Vraag je af: is e-mail wel de beste vorm van communicatie in deze situatie? Vaak is bellen of een persoonlijk gesprek meer aangewezen.
Blijf in een e-mail weg van emotie: woede, sarcasme, drift en intimiteit.
Weet dat een e-mail zwart op wit is en moeiteloos bedoeld of onbedoeld doorgestuurd kan worden.
Laat een belangrijke e-mail een moment rusten. Een dag als het kan. Lees het nog eens na. Maak het korter.
Haal spellingsfouten en slordigheden weg.
Een goede e-mail is eigenlijk een brief, maar dan niet op papier.
Na de aanhef een komma en twee witregels.
De eerste zin begint bij voorkeur niet met ‘ik’. Het gaat om de ander, de geadresseerde, niet om jou in de eerste plaats.
Gebruik geen afkortingen. Die zijn niet altijd even duidelijk en ze stammen uit de tijd dat er weinig plaats was. In een e-mail is er alle plaats van de wereld. Gebruik die plaats, spaarzaam maar volledig.
Vul de onderwerpregel in om te zeggen waar het over gaat. Maar ook om de aandacht te trekken en om op te vallen. ‘Dringend’ of ‘vraagje’ zijn geen toppers.
Gebruik witregels.
Gebruik geen hoofdletters. HET LIJKT OF JE SCHREEUWT of boos bent of op de kermis staat. Wees zuinig met ironie en grapjes.
Schrijf geen dingen die je niet op een briefkaart zou zetten.
Vraag geen leesbevestiging, tenzij het echt nodig is. Dat is het zelden.
Voeg je afzendergegevens toe. Een vaste handtekening waarin al je contactinformatie zit is nuttig in dit verband.
Antwoord alle e-mails binnen 24 uur. Of bevestig ontvangst en meld dat je later antwoordt.
Gebruik geen acroniemen, W8ff, lol, OMG! Ook emoticons zijn af te raden. Tenzij je jonger bent dan 6 of mensen voorgoed wilt afschrikken. Het is ook volstrekt onduidelijk wat de meeste van die dingen willen zeggen.
Veel beter nog dan e-mailen: bel, ga langs, spreek.
NL_BE 
EN